Ghiduri › Pontaj angajați

Pontajul angajaților: hârtie, Excel sau aplicație?

Toate trei sunt permise. Codul muncii cere evidența orelor fiecărui salariat, cu ora de început și ora de sfârșit din fiecare zi, nu o formă anume (art. 119). Hârtia ajunge pentru o echipă mică, aflată în același loc cu tine. Excelul adună orele mai ușor, dar cineva tot trebuie să le introducă. O aplicație începe să merite când echipa lucrează în alt loc decât tine sau pe mai multe puncte de lucru. Mai jos vezi ce câștigi și ce pierzi cu fiecare.

Ce trebuie să facă orice variantă

Oricum ai ține pontajul, legea îți cere aceleași trei lucruri (Codul muncii, art. 119 alin. (1)):

• evidența orelor lucrate zilnic de fiecare salariat;
• ora de începere și ora de sfârșit a programului, nu doar un total;
• evidența ținută la locul de muncă, care include și punctele de lucru (art. 16¹), și arătată inspectorilor de muncă atunci când o cer.

Pentru salariații mobili și pentru cei care lucrează la domiciliu, evidența se ține în condițiile stabilite cu ei prin acord scris (art. 119 alin. (2)).

Mai e un motiv să o ții bine, dincolo de control: într-un conflict de muncă, sarcina probei revine angajatorului (art. 272). Dacă un om spune că a lucrat ore neplătite, evidența ta este dovada.

Pe hârtie

Ce câștigi. Nu costă nimic, nu cere telefon sau calculator și oricine știe să o folosească din prima zi. Foaia stă acolo unde lucrează oamenii, exact cum cere legea.

Ce pierzi. La sfârșitul lunii cineva strânge foile și adună orele de mână. Hârtia se completează ușor din memorie, la sfârșitul săptămânii, iar atunci nu mai arată ce s-a întâmplat de fapt. Dacă echipa lucrează în altă parte, vezi foile abia când ajung la tine.

Când ajunge. Ai doi-trei oameni care lucrează în același loc cu tine. Poți porni de la modelele noastre gratuite: condica de prezență sau fișa de pontaj zilnic, pentru fiecare zi, și foaia colectivă de prezență, pentru toată luna.

În Excel

Ce câștigi. Totalurile se adună singure, fișierul se trimite ușor contabilului și îl poți păstra ani de zile fără dosare.

Ce pierzi. Cineva tot trebuie să introducă orele, de obicei de pe o foaie de hârtie, așa că ajungi cu două evidențe care trebuie să se potrivească. Fișierul stă pe un calculator, nu la punctul de lucru. Și oricine îl deschide poate schimba o oră fără să rămână vreo urmă.

Când ajunge. Echipa e într-un singur loc, iar cineva de la birou are timp să treacă orele în fiecare zi. Modelul nostru în Excel este la foaia colectivă de prezență; pentru lunile din 2027 are zilele lucrătoare deja marcate, de exemplu ianuarie 2027.

Într-o aplicație

Ce câștigi. Fiecare om își notează singur ora, pe loc, cu telefonul lui. Tu vezi cine a venit fără să fii acolo, iar raportul lunii iese fără ca cineva să mai introducă ore.

Ce pierzi. Toată echipa are nevoie de telefon și trebuie să folosească aplicația în fiecare zi, altfel ai goluri. Peste o anumită mărime a echipei, costă. Și depinzi de un furnizor: merită să verifici ce date colectează de pe telefoanele oamenilor și dacă îți poți scoate oricând orele într-un fișier.

Când merită. Echipa lucrează în alt loc decât tine, ai mai multe puncte de lucru sau strângerea foilor la sfârșitul lunii îți ia o seară întreagă. Ce să verifici înainte să alegi una este în ghidul cum alegi o aplicație de pontaj.

Pe scurt

Trei întrebări care te ajută să alegi

1. Unde lucrează echipa față de tine? Dacă îi vezi în fiecare zi, hârtia sau Excelul ajung. Dacă nu, ai nevoie de ceva care îți arată orele fără să fii acolo.
2. Câte puncte de lucru ai? Cu unul singur, o foaie pe perete rezolvă. Cu trei, ai trei foi de strâns și de adunat.
3. Cât durează să închizi luna? Dacă cineva pierde ore întregi adunând foi și sunând oameni, timpul acela costă mai mult decât pare.

Unde se așază Kronly

Kronly este varianta „aplicație”, făcută pentru echipe care lucrează pe teren. Fiecare membru al echipei pontează cu o apăsare pe telefonul lui, la intrare și la ieșire. Merge și fără semnal: pontajul se salvează pe telefon și ajunge la manager cu ora la care a fost făcut. O corecție nu șterge ora inițială, iar motivul corecției este obligatoriu. La sfârșitul lunii exporți raportul echipei în PDF sau CSV.

Ce nu face: Kronly nu urmărește încă pauzele (orele sunt de la intrare până la ieșire) și nu este program de salarizare. Planul gratuit acoperă 1 punct de lucru, până la 9 membri ai echipei și 1 manager, deci îl poți încerca pe echipa ta fără să plătești.

Întrebări frecvente

Este obligatoriu pontajul electronic?

Nu. Codul muncii cere evidența orelor, cu ora de început și ora de sfârșit, fără să impună o formă (art. 119). Hârtia, Excelul și aplicația sunt toate permise.

Pot ține pontajul angajaților doar în Excel?

Da, dacă fișierul arată orele de început și de sfârșit ale fiecărui om, zi de zi, și îl poți prezenta la locul de muncă atunci când ți se cere.

Trebuie să semneze angajații pontajul?

Art. 119 nu cere semnătura salariatului. Contează ca orele să fie trecute, în fiecare zi.

Ce amendă este dacă nu țin pontajul?

Lipsa evidenței cerute de art. 119 se sancționează cu amendă de la 1.500 la 3.000 de lei (art. 260 alin. (1) lit. m)).

De la câți angajați merită o aplicație?

Nu există un prag. Contează mai puțin numărul și mai mult dacă echipa lucrează în alt loc decât tine și cât durează să aduni orele la sfârșitul lunii.

Surse

• Codul muncii (Legea nr. 53/2003, republicată), forma consolidată pe legislatie.just.ro: art. 16¹ (locul de muncă), art. 119 (evidența orelor de muncă), art. 260 alin. (1) lit. m) (sancțiunea), art. 272 (sarcina probei).

Pagina este informativă și nu ține loc de consultanță juridică. Pentru situația firmei tale, întreabă contabilul sau un consultant în dreptul muncii.

Vezi și zilele lucrătoare din 2027 și toate ghidurile.