Kronly
Ghiduri › Aplicație de pontaj
Cum alegi o aplicație de pontaj electronic pentru angajați?
Un program de pontaj bun ține, pentru fiecare om din echipă, ora la care a început și ora la care a terminat, în fiecare zi, și îți dă la sfârșitul lunii un raport pe care îl poți trimite contabilului sau arăta la un control. Restul sunt detalii, dar detaliile fac diferența: ce se întâmplă când nu e semnal, ce date pleacă de pe telefoanele oamenilor, cine poate modifica un pontaj și cât te costă. Mai jos sunt șapte lucruri pe care le poți verifica singur, în perioada de probă, la orice aplicație. La fiecare spunem și cum stă Kronly.
1. Ține exact ce cere legea: ora de început și ora de sfârșit, zilnic
Codul muncii (art. 119) cere angajatorului să țină evidența orelor lucrate zilnic de fiecare salariat, cu ora de începere și ora de sfârșit a programului, și să o arate inspectorilor de muncă ori de câte ori o cer.
Legea nu impune o formă anume. Hârtia, un tabel în Excel sau o aplicație sunt toate acceptate. Semnătura salariatului pe pontaj nu este obligatorie. Și nu există programe „aprobate” sau „certificate” de ITM: o asemenea categorie nu există, așa că tratează cu rezervă pe oricine îți promite asta.
Ce verifici: deschide raportul unei luni. Vezi, pentru fiecare om și fiecare zi, ora de început și ora de sfârșit? Un total de ore pe zi, fără cele două ore, nu e de ajuns.
La Kronly: fiecare pontaj are ora de intrare și ora de ieșire, pe zile și pe membri ai echipei.
2. Evidența se poate arăta la punctul de lucru
Același articol cere ca evidența să fie ținută la locul de muncă, iar locul de muncă include și punctele de lucru (art. 16¹). Un dosar care stă la sediu nu te ajută dacă echipa lucrează în altă parte. Pentru salariații mobili și pentru cei care lucrează la domiciliu, evidența se ține în condițiile stabilite cu ei prin acord scris (art. 119 alin. (2)).
Ce verifici: poate omul care răspunde de echipă să deschidă pe telefon, la punctul de lucru, pontajul de azi și pe cel al lunii?
La Kronly: managerul vede pe telefon cine e pontat acum și la ce punct de lucru, și poate deschide raportul perioadei.
3. Merge și fără semnal
La un subsol, într-o hală sau în afara orașului, internetul lipsește des. Dacă aplicația nu pornește fără el, oamenii se întorc la caiet și ai două evidențe care nu se potrivesc.
Ce verifici: pune telefonul în Mod avion și pontează. Merge? Apoi scoate-l din Mod avion și vezi dacă pontajul a ajuns la manager cu ora la care a fost făcut, nu cu ora la care s-a trimis.
La Kronly: pontajul se face și fără internet, se salvează pe telefon și se trimite singur când revine semnalul. La manager ajunge cu ora la care a fost făcut.
4. Știi ce date pleacă de pe telefoanele oamenilor
Multe aplicații cer locația telefonului. Întrebarea e ce fac cu ea. Magazinele de aplicații te ajută aici: în App Store, la secțiunea „Confidențialitatea aplicației”, și în Google Play, la „Siguranța datelor”, scrie ce date colectează fiecare aplicație. Citește-le înainte să o instalezi pe telefoanele echipei.
Ce verifici: eticheta de confidențialitate din magazin; dacă aplicația arată o hartă cu poziția oamenilor; dacă cere amprentă sau poză a feței.
La Kronly: omul pontează cu o atingere, iar la intrare telefonul lui verifică dacă se află în zona punctului de lucru. Kronly primește doar rezultatul: Ion a pontat în zona punctului de lucru la 7:02. Coordonatele telefonului lui nu ne sunt trimise. Fără amprentă, fără recunoaștere facială, fără hartă cu poziția oamenilor. Un pontaj făcut din afara zonei este marcat ca atare, iar managerul îl vede așa.
5. Corecțiile lasă urmă
Oamenii uită să ponteze, iar cineva trebuie să corecteze. E normal. Contează dacă se vede cine a corectat și ce era acolo înainte. Într-un conflict de muncă, angajatorul este cel care trebuie să aducă dovezile (Codul muncii, art. 272), iar o evidență în care orele se pot schimba fără urmă valorează puțin.
Ce verifici: modifică un pontaj de probă. Rămâne scris ce valoare avea înainte și de ce a fost schimbat? Se vede în raport cine l-a modificat și când?
La Kronly: o corecție nu șterge valoarea inițială. Pontajul arată ora înregistrată prima dată lângă cea corectată, împreună cu motivul, care este obligatoriu. Raportul PDF arată și cine a făcut ultima corecție și când.
6. Raportul lunii iese din aplicație, într-o formă pe care o poți trimite
La sfârșitul lunii, contabilul are nevoie de orele fiecărui om. Dacă trebuie să le copiezi de mână din aplicație, ai câștigat puțin.
Întreabă și cum sunt tratate pauzele. De regulă, pauza de masă nu intră în timpul de lucru, dacă regulamentul intern sau contractul colectiv nu spune altfel (Codul muncii, art. 134 alin. (3)). O aplicație care scade doar ora de intrare din ora de ieșire îți poate arăta mai multe ore decât s-au lucrat.
Ce verifici: exportă o lună de probă și trimite-o contabilului tău înainte să te hotărăști. El îți spune cel mai repede dacă îl ajută.
La Kronly: raportul echipei se exportă în PDF sau CSV, pentru azi, săptămâna aceasta sau luna aceasta. Despre pauze, pe față: Kronly nu urmărește încă pauzele. Orele sunt de la intrare până la ieșire, cu tot cu pauza de masă, iar în exporturi coloana de pauză scrie „Neurmărit”, nu zero. Pauza o scade contabilul, după regula firmei.
7. Cât costă și cât durează până pornești
Un program de pontaj ajută doar dacă îl folosește toată echipa, în fiecare zi. Uită-te la prețul pentru echipa ta de acum, nu la cel „de la”. Vezi dacă îl poți încerca fără să vorbești cu un agent de vânzări și dacă aplicația are reclame.
Ce verifici: adaugă firma, un punct de lucru și doi oameni. Dacă nu ai reușit în zece minute, nici echipa nu va reuși.
La Kronly: planul gratuit acoperă 1 punct de lucru, până la 9 membri ai echipei și 1 manager. Aplicația este în limba română și nu are reclame. Prețurile planurilor plătite sunt pe pagina de prețuri.
Când nu ai nevoie de un program
Dacă ai doi-trei oameni care lucrează în același loc cu tine, o foaie de pontaj completată zilnic, cu ora de început și ora de sfârșit, îți ajunge. Legea nu cere mai mult. Poți porni de la modelul nostru de pontaj pentru ianuarie 2027, gratuit, în PDF și Excel. Dacă rămâi la hârtie, ai aici și un model de condică de prezență și o foaie colectivă de prezență fără dată.
O aplicație începe să merite când echipa lucrează în alt loc decât tine, când ai mai multe puncte de lucru sau când strângerea foilor la sfârșitul lunii îți ia o seară întreagă. Comparația pe larg este în ghidul pontaj pe hârtie, în Excel sau în aplicație.
Ce nu face Kronly
Ca să nu pierzi timp dacă ai nevoie de altceva:
- Nu pontează în locul omului. Fiecare pontaj este o atingere pe telefon.
- Nu este program de salarizare. Îți dă orele; salariile le calculează contabilul.
- Nu urmărește încă pauzele. Orele sunt de la intrare până la ieșire.
- Nu transmite nimic în REGES în locul tău.
Încearcă-l pe echipa ta
Cel mai simplu mod de a verifica lista de mai sus este să o treci printr-o aplicație, cu doi oameni, o săptămână. Planul gratuit al Kronly: 1 punct de lucru, până la 9 membri ai echipei, 1 manager.
Întrebări frecvente
- Este obligatoriu un program de pontaj?
- Nu. Obligatorie este evidența zilnică a orelor, cu ora de început și ora de sfârșit (Codul muncii, art. 119). Forma o alegi tu: hârtie, Excel sau aplicație.
- Trebuie să semneze oamenii pontajul?
- Semnătura salariatului nu este cerută de lege. Contează ca evidența să fie reală și să arate orele de început și de sfârșit.
- Există programe de pontaj aprobate de ITM?
- Nu. ITM nu aprobă și nu certifică aplicații de pontaj. Ce poți avea este o evidență gata de control: completă, la zi și ușor de arătat.
- Poate angajatorul să vadă unde se află oamenii?
- Depinde de aplicație, de aceea merită citită eticheta de confidențialitate din magazin. La Kronly, managerul vede cine e pontat și la ce punct de lucru. Coordonatele telefonului nu ne sunt trimise.
- Ce amendă este pentru lipsa evidenței orelor?
- Între 1.500 și 3.000 de lei (Codul muncii, art. 260 alin. (1) lit. m)). Riscul mai mare apare într-un conflict de muncă, unde angajatorul trebuie să dovedească orele lucrate (art. 272).
Surse
- Codul muncii (Legea nr. 53/2003, republicată), forma consolidată pe legislatie.just.ro: art. 16¹ (locul de muncă), art. 119 (evidența orelor de muncă), art. 134 (pauza de masă), art. 260 (sancțiuni), art. 272 (sarcina probei).
Pagina este informativă și nu ține loc de consultanță juridică. Pentru situația firmei tale, întreabă contabilul sau un consultant în dreptul muncii.
Vezi și modelul de pontaj pentru ianuarie 2027, zilele lucrătoare din 2027 și toate ghidurile.