Ghiduri › Foaie colectivă de prezență

Foaie colectivă de prezență: ce trebuie să conțină și cum o completezi?

O foaie colectivă de prezență este tabelul lunar în care apar toți oamenii din echipă, câte unul pe rând, și zilele lunii pe coloane. I se mai spune pontaj sau foaie de pontaj. Ca să fie evidența pe care o cere Codul muncii, trebuie să arate, pentru fiecare om și fiecare zi, ora la care a început și ora la care a terminat lucrul (art. 119). Mai jos găsești modelul gratuit, în PDF și Excel: o foaie fără dată, bună pentru orice lună, și foile lunilor din 2027.

Foaia lunii, cu weekendurile și sărbătorile deja marcate

• Ianuarie 2027: 18 zile lucrătoare, 144 de ore
• Februarie 2027: 20 de zile lucrătoare, 160 de ore
• Martie 2027: 23 de zile lucrătoare, 184 de ore

Zilele lucrătoare ale întregului an sunt la zile lucrătoare 2027.

Ce rubrici are foaia

Sus se trec angajatorul, punctul de lucru și luna. Apoi, pentru fiecare om, sunt patru rânduri, cu câte o căsuță pentru fiecare zi:

• Început: ora la care a început lucrul.
• Sfârșit: ora la care a terminat.
• Pauză (min): minutele de pauză de masă.
• Ore lucrate: orele zilei. În Excel, totalul lunii se adună singur.

Jos se trec numele și funcția celui care a întocmit foaia.

Ce cere legea

Codul muncii, art. 119 alin. (1), cere angajatorului să țină, la locul de muncă, evidența orelor lucrate zilnic de fiecare salariat, cu ora de începere și ora de sfârșit a programului, și să o arate inspectorilor de muncă ori de câte ori o cer.

De aici ies trei lucruri practice:

• Orele, nu doar „8”. O foaie în care scrie „8” în fiecare zi nu arată când a început și când s-a terminat lucrul.
• Nu există un formular impus. Art. 119 nu cere un tipizat anume. Poți ține evidența pe hârtie, în Excel sau într-o aplicație, dacă are orele în ea.
• Evidența stă unde lucrează oamenii. „Locul de muncă” include și punctele de lucru (art. 16¹). Dacă echipa lucrează în altă parte decât sediul, foaia trebuie să poată fi arătată acolo.

Pentru salariații mobili și pentru cei care lucrează la domiciliu, evidența se ține în condițiile stabilite cu ei prin acord scris (art. 119 alin. (2)).

Cum o completezi

1. Treci oamenii pe rânduri, cu numele și prenumele. Nu ai nevoie de CNP: art. 119 cere evidența orelor, nu date de identificare.
2. În fiecare zi lucrată, scrie ora de început și ora de sfârșit. Cel mai sigur este să le iei din ce s-a notat zilnic (de exemplu dintr-o fișă de pontaj zilnic), nu din memorie, la sfârșitul lunii.
3. Treci minutele de pauză. De regulă, pauza de masă nu intră în timpul de lucru, dacă regulamentul intern sau contractul colectiv nu prevede altfel (art. 134 alin. (3)). Dacă scazi doar ora de început din ora de sfârșit, iese mai mult decât s-a lucrat.
4. Pe foile lunilor, zilele de sărbătoare legală sunt marcate cu „SL”; pe foaia fără dată le marchezi tu. Dacă cineva lucrează într-o astfel de zi, treci orele ca în orice altă zi.
5. Pentru concedii și absențe nu există coduri stabilite prin lege. Cele mai folosite sunt „CO” (concediu de odihnă) și „CM” (concediu medical). Scrie pe foaie ce înseamnă fiecare cod pe care îl folosești.

Foaie colectivă de prezență sau condică de prezență?

Sunt două lucruri diferite, iar multe firme le țin pe amândouă:

• Condica de prezență se completează zilnic, pe măsură ce oamenii vin și pleacă.
• Foaia colectivă de prezență se face lunar și adună orele fiecărui om pe toată luna. Pe ea lucrează contabilul.

O condică în care se vede doar că omul a fost prezent, fără ore, nu ține loc de pontaj. Modelul de condică și ce spune legea despre ea sunt aici: condica de prezență.

Aceleași ore, notate pe telefon

Cu Kronly, fiecare membru al echipei pontează cu o apăsare pe telefonul lui, la intrare și la ieșire. Ora de început și ora de sfârșit se notează singure, iar la sfârșitul lunii exporți raportul echipei în PDF sau CSV, direct din aplicație. Merge și fără semnal: pontajul se salvează pe telefon și se trimite când revine conexiunea.

Două lucruri de știut înainte: raportul din Kronly este o listă a pontajelor, cu ora de început și ora de sfârșit, nu tabelul cu zilele pe coloane de mai sus. Și Kronly nu urmărește încă pauzele: orele sunt de la intrare până la ieșire, cu tot cu pauza de masă.

Planul gratuit: 1 punct de lucru, până la 9 membri ai echipei, 1 manager.

Întrebări frecvente

Este obligatorie foaia colectivă de prezență?

Sub acest nume, nu. Obligatorie este evidența zilnică a orelor, cu ora de început și ora de sfârșit pentru fiecare salariat (Codul muncii, art. 119). Foaia colectivă este una dintre formele în care o poți ține.

Trebuie să semneze salariații pe foaie?

Art. 119 nu cere semnătura salariatului. Modelul nu are rubrică de semnătură; jos se trec numele și funcția celui care întocmește foaia.

Pot ține foaia colectivă de prezență în Excel?

Da. Art. 119 nu impune o formă. Contează ca evidența să existe la locul de muncă, să fie ținută zilnic, pentru fiecare salariat, și să arate ora de început și ora de sfârșit.

Trebuie trecut CNP-ul pe foaie?

Nu. Art. 119 cere evidența orelor. Modelul are doar numele și prenumele.

Este același lucru cu foaia de pontaj?

Da, în vorbirea de zi cu zi. „Foaie colectivă de prezență”, „foaie de pontaj” și „pontaj lunar” numesc același tabel: oamenii pe rânduri, zilele lunii pe coloane.

Surse

• Codul muncii (Legea nr. 53/2003, republicată), forma consolidată pe legislatie.just.ro: art. 16¹ (locul de muncă), art. 119 (evidența orelor de muncă), art. 134 alin. (3) (pauza de masă).

Pagina este informativă și nu ține loc de consultanță juridică. Pentru situația firmei tale, întreabă contabilul sau un consultant în dreptul muncii.

Vezi și cum alegi o aplicație de pontaj și toate ghidurile.