Ghiduri › Condică de prezență

Condica de prezență: este obligatorie și ce trebuie să conțină?

Codul muncii nu pomenește „condica de prezență”. Obligatorie este evidența orelor: pentru fiecare salariat, în fiecare zi, ora la care a început și ora la care a terminat lucrul, ținută la locul de muncă și arătată inspectorilor de muncă atunci când o cer (art. 119). O condică în care fiecare om își trece ora sosirii și ora plecării face exact asta. Una doar cu semnături, fără ore, nu. Mai jos ai un model gratuit, în PDF și Excel.

Ce cere legea, de fapt

Art. 119 alin. (1) din Codul muncii cere angajatorului trei lucruri:

• să țină evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat;
• să arate în ea ora de începere și ora de sfârșit a programului;
• să o țină la locul de muncă și să o arate inspectorilor de muncă ori de câte ori o cer.

Articolul nu impune un formular și nu folosește cuvintele „condică”, „pontaj” sau „semnătură”. Un caiet, un tipizat, un tabel în Excel sau o aplicație pot fi, toate, evidența cerută, dacă au orele în ele.

„Locul de muncă” include și punctele de lucru (art. 16¹). Dacă echipa lucrează în altă parte decât sediul, evidența trebuie să poată fi arătată acolo unde lucrează oamenii. Pentru salariații mobili și pentru cei care lucrează la domiciliu, evidența se ține în condițiile stabilite cu ei prin acord scris (art. 119 alin. (2)).

Condică de prezență sau foaie de pontaj?

În practică, firmele le folosesc pe amândouă, pentru lucruri diferite:

• Condica de prezență se completează zilnic, pe măsură ce oamenii vin și pleacă. Este sursa.
• Foaia colectivă de prezență (pontajul) se face lunar și adună orele fiecărui om pe toată luna. Pe ea lucrează contabilul.

O condică în care se vede doar că omul a fost prezent, fără ore, nu ține loc de pontaj. Dacă ai nevoie și de foaia lunii, o găsești aici: model de foaie de pontaj pentru ianuarie 2027, iar zilele lucrătoare ale fiecărei luni sunt la zile lucrătoare 2027.

Trebuie semnată condica?

Art. 119 nu cere semnătura salariatului. Mai mult, o semnătură la intrare și una la ieșire, fără ore, nu arată câte ore s-au lucrat. Orele sunt cele care contează.

Modelul de mai sus are coloane de semnătură, pentru firmele care vor să le păstreze. Pot rămâne necompletate. Dacă vrei o foaie zilnică fără semnături, care calculează și orele, ia fișa de pontaj zilnic.

Ce riști fără evidența orelor

Lipsa evidenței cerute de art. 119 se sancționează cu amendă de la 1.500 la 3.000 de lei (art. 260 alin. (1) lit. m)).

Riscul mai mare apare într-un conflict de muncă. Acolo sarcina probei revine angajatorului (art. 272): dacă un om spune că a lucrat ore pe care nu le-ai plătit, tu ești cel care trebuie să arate, cu evidența, când a venit și când a plecat.

Cum completezi modelul

1. Folosește o pagină pentru fiecare zi și scrie data sus.
2. Fiecare om își trece ora sosirii când ajunge și ora plecării când pleacă. Completată din memorie, la sfârșitul săptămânii, evidența își pierde valoarea.
3. Nu ai nevoie de CNP: art. 119 cere evidența orelor, nu date de identificare.
4. Păstrează foile la punctul de lucru, la îndemâna celui care răspunde de echipă.

Aceeași evidență, fără hârtie

Cu Kronly, fiecare membru al echipei pontează cu o apăsare pe telefonul lui, la intrare și la ieșire. Ora de început și ora de sfârșit se notează singure, managerul vede pe telefon cine e pontat și la ce punct de lucru, iar la sfârșitul lunii exporți raportul echipei în PDF sau CSV. Merge și fără semnal.

Kronly nu este o condică cu semnături: ține orele de început și de sfârșit ale fiecărui om, în fiecare zi. Planul gratuit: 1 punct de lucru, până la 9 membri ai echipei, 1 manager.

Întrebări frecvente

Este obligatorie condica de prezență?

Sub acest nume, nu. Obligatorie este evidența zilnică a orelor, cu ora de început și ora de sfârșit pentru fiecare salariat (Codul muncii, art. 119). Condica este una dintre formele în care o poți ține.

Trebuie să semneze salariații în condică?

Art. 119 nu cere semnătura. Contează ca orele de sosire și de plecare să fie trecute, zi de zi.

Pot ține condica de prezență în format electronic?

Da. Art. 119 nu impune o formă: evidența poate fi pe hârtie, în Excel sau într-o aplicație, dacă arată orele și poate fi prezentată la locul de muncă.

Care este diferența dintre condică și pontaj?

Condica se completează zilnic, la sosire și la plecare. Pontajul (foaia colectivă de prezență) adună lunar orele fiecărui om și merge la contabilitate.

Ce amendă este pentru lipsa evidenței orelor?

Între 1.500 și 3.000 de lei (Codul muncii, art. 260 alin. (1) lit. m)).

Surse

• Codul muncii (Legea nr. 53/2003, republicată), forma consolidată pe legislatie.just.ro: art. 16¹ (locul de muncă), art. 119 (evidența orelor de muncă), art. 260 alin. (1) lit. m) (sancțiunea), art. 272 (sarcina probei).

Pagina este informativă și nu ține loc de consultanță juridică. Pentru situația firmei tale, întreabă contabilul sau un consultant în dreptul muncii.

Vezi și cum alegi o aplicație de pontaj și toate ghidurile.